Schluss mit den Prozess-Experimenten

Februar 2010

Verantwortliche von Prozessprojekten stehen in diesem Jahr vor einer ihrer größten Herausforderungen. Mit der nach wie vor bestehenden Unsicherheit über die wirtschaftliche Entwicklung fehlt vielen Unternehmen eine belastbare Zielgröße, auf die sie ihre Prozesse ausrichten können.

Vielfach steht nur fest, dass die bisherigen Prozesse zu groß, zu teuer, zu schwerfällig oder einfach nicht effektiv genug sind. Veränderungsbedarf ist also gegeben, aber in welche Richtung? Soll ein Prozess konzipiert und realisiert werden, der die aktuelle Situation als Norm unterstellt? Oder soll schnelle Anpassbarkeit und Flexibilität die Maxime sein? Oder sollte er nicht besser so angelegt sein, dass er unter schwankenden Rahmenbedingungen immer mit mindestens 80% Performance funktionert?

Unterstellt, dass wir uns von der Mär der eierlegenden, fliegenden Wollmilchsau des Prozesses für alle Jahreszeiten verabschiedet haben, kommen Projektinitiatoren und Prozessverantwortliche nicht umhin, Abwägungsentscheidungen vornehmen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die verschiedenen Optionen, ihre Konsequenzen und Risiken klar bewertet werden können. Hierzu zählen unter anderem Fragen wie:

  • Wie ändern sich die Kosten des Prozesses bei Nutzungsschwankungen von +/- 15%
  • Wie stabil ist der Prozess unter wechselnden Rahmenbedingungen, wo sind seine oberen und unteren Leistungsgrenzen?
  • An welchen Stellen im Prozess bestehen Anpassungsmöglichkeiten, ohne dass der Prozess und von ihm abhängige andere Prozesse negativ beeinflusst werden?
  • Welche Risikofaktoren liegen im Prozess und welche Konsequenzen könnten sie im Risikofall haben?

Selbstverständlich ist die Liste der Fragen noch wesentlich länger, aber schon diese vier Fragen machen deutlich, wo die Schwierigkeit in vielen Prozessanpassungsvorhaben liegen:

  • Prozessmodelle als Abnahmeergebnis zeigen zwar einen logischen Strukturvorschlag, liefern aber keinen Nachweis darüber, unter welchen Rahmenbedingungen Prozesse funktionieren und wo ihre Grenzen und Risiken liegen
  • Ein wirklichkeitsnaher Test unter Einbindung der Mitarbeiter, die den Prozess später ausführen, ist nicht möglich. Das Praxiswissen bleibt unberücksichtigt
  • Aussagen zu Kosten sind vielfach nicht möglich, sondern werden als Ergebnis eines Prozesses betrachtet, das sich erst im Betrieb einstellt
  • Ähnliches gilt für den Ressourceneinsatz. Die Zahl der benötigten Mitarbeiter, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Prozessergebnis zu ermöglichen, wird als eine Folge der Struktur behandelt

Wenn Unternehmen in der Situation stehen, die Kosten ihrer Prozesse reduzieren, die Effizienz und Effektivität der Abläufe steigern zu müssen, müssen sie Ansätze wählen, die ihnen erlauben, genau diese Aspekte zu beurteilen, bevor (!) Prozesse realisiert werden. Dies erfordert nicht nur ein Umdenken im Projektmanagement und in Vorgehensweisen, sondern auch neue Ansätze zum Test und zur Evaluierung von Prozessmodellen oder Veränderungsvorschlägen. Es passt nicht mehr in unsere Zeit, einen im Modell gut anzusehenden Prozess in IT zu implementieren, in Betrieb zu nehmen und dann festzustellen, dass er nicht die gewünschten Ergebnisse bringt, Performance-Risiken enthält oder doch nicht so flexibel wie geplant ist. Zusätzliche Kosten für Änderungen und vor allem Zeitverlust sind die Folge. Hier ist dringend ein neues Vorgehen notwendig, um Risiken und Zeitverlust zu vermeiden.

Wie war das doch: nicht die Großen überleben sondern die Schnellen und Anpassungsfähigen.

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